Marie-Thérèse Mercier* Le réseau Ascodoc Psy
Le réseau Ascodoc Psy regroupe depuis 1984, 45 centres de documentation, bibliothèques médicales et administratives de centres hospitaliers spécialisés en psychiatrie répartis sur l'ensemble du territoire français, auxquels viennent de s'adjoindre les 20 centres du réseau d'Ile de France.
Un réseau pour quoi faire ?
Par la mise en commun des fonds documentaires, des compétences au service de nos établissements, notre objectif s'inscrit dans une démarche de travail à long terme en vue de la constitution et de l'enrichissement continu, d'une base de données spécifique à la psychiatrie francophone, domaine très imparfaitement couvert par les bases internationales (Medline et Pascal entre autres), avec pour objectif final, la mise en place d'un véritable serveur national.
Au fil des années, nos objectifs se sont concrétisés par la réalisation de plusieurs catalogues collectifs :
- Périodiques avec état des collections et localisations en 1985 : 1260 titres pour 45 centres
- Ouvrages récents (depuis 1950) en 1987 : 32 000 références pour 20 centres
- Thèses et mémoires en 1990 : 5090 références pour 22 centres
Ouvrages anciens en psychiatrie (jusqu'en 1950) en 1991 : 2837 références pour 19 centres
- Fichier Lacan : 636 références
- Bulletin signalétique juridique
Parallèlement, une première démarche nous a fait adopter un vocabulaire commun, pour l'indexation des documents, en 1990, celui déjà élaboré au Centre Hospitalier de Ste Gemmes sur Loire par une équipe de documentaliste et de médecins.
Le logiciel documentaire Texto a été choisi en raison de ses performances et adopté à l'époque par 6 centres , et nous avons convenu de faire acquérir par nos établissements des logiciels et matériels compatibles, afin de faciliter les échanges de données entre nous.
Puis nous procédons à la mise en place progressive du dépouillement partagé des périodiques afin d'alléger la tâche de chacun des centres dont le nombre va croissant , dans l'objectif de prÍt de documents par l'intermédiaire du prêt entre bibliothèques dont la montée en charge se fait progressivement. De plus, des recherches bibliographiques inter-réseau permettent aux plus démunis de pouvoir assumer et répondre efficacement aux demandes des lecteurs.
Notre collaboration, de plus en plus fructueuse chaque année, nous a conduit au fil du temps à une exigence de normalisation de nos outils de travail, à savoir : bordereau et normes de saisie entre autres.
L'objectif de ce travail partagé est bien entendu l'échange de documents entre nos centres et, de ce fait, l'enrichissement de nos possibilités de prêt par la mise à disposition des fonds de l'ensemble des établissements participants.
En outre, des groupes de travail se sont constitués peu à peu, tout particulièrement celui des mots-clés, afin d'affiner et d'enrichir davantage encore notre vocabulaire psychiatrique, juridique et en soins infirmiers, et en outre de mettre en place une veille technologique.
Notre souhait n'est cependant pas de rester confiné dans le cercle étroit de la psychiatrie et des actions conjointes sont en train de se mettre en place avec les autres réseaux existants, notamment le Réseau National des Documentalistes Hospitaliers (RNDH), et bien sûr, celui des Centres Hospitaliers Spécialisés d'Ile de France, qui vient de nous rejoindre.
En outre notre participation en tant que secteur spécifique documentation hospitalière au sein de l'Association des Professionnels de l'Information et de la Documentation (ADBS) est vivement souhaitée, afin de renforcer nos liens avec une association professionnelle de premier plan, tout à fait représentative.
La participation de certains de nos centres au Catalogue Collectif National des Publications en Série (CCN-PS) devrait s'intensifier ainsi que nos interventions à divers congrès nationaux et internationaux, ce qui nous permet d'inscrire nos compétences et notre spécificité de façon tout à fait positive, concrétisées entre autre depuis 1994 par un travail en partenariat avec la Fédération Française de Psychiatrie.
Nos objectifs sont donc clairs :
- étendre au maximum notre collaboration intra et inter réseaux
- poursuivre et perfectionner toujours plus le travail entrepris
- faire en sorte que la place, le travail, le statut des documentalistes au sein de nos établissements soient enfin reconnus
- mais surtout, fournir à nos lecteurs intra, voire extra-hospitaliers, le maximum d'informations et de documents, dans un temps très court, dans un souci d'exhausitivité et de pertinence.
- pour ce faire, nous oeuvrons depuis quelques années avec les représentants de l'Association Des Etablissements gérant des secteurs de Santé Mentale ainsi que la Conférences des Présidents de CME , en la personne de Monsieur Monot, Directeur du Centre Hospitalier de St Jean de Dieu et de Madame le Dr. Péchiné, Présidente de la CME de cet établissement, en vue de la structuration juridique de notre réseau, pierre angulaire de la poursuite efficace de notre travail.
Au cours de ces réunions, ont été vivement soulignées l'importance de la reconnaissance, de l'existence et des missions des centres de documentation en établissements psychiatriques, de leur soutien actif, au moment oû se développent tout particulièrement la recherche et l'évaluation dans ce domaine. Un projet de création de GIP fait l'objet d'un long travail de réflexion qui devrait aboutir prochainement.
La documentation, activité non spécifiquement hospitalière, est une chance pour l'hôpital, ses acteurs et ses usagers. Elle est une aide à la décision médicale et administrative, mais aussi à la formation et à la recherche ; elle peut être pour les personnels et les usagers, un des moyens d'être acteurs et citoyens dans l'hôpital et le système de santé mentale, mais elle devrait pouvoir également fournir un support indispensable dans le cadre des actions nécessaires à mener dans l'objectif de la formation médicale continue.
C'est à la valorisation de chacun de ces points que notre réseau entend se consacrer.
Notre organisation
Dans l'hypothèse d'une structuration en association, nous avions été conduits à mettre en place une architecture permettant une meilleure organisation interne avec des responsabilités clairement et démocratiquement définies à savoir :
- Election d'un Conseil d'Administration et d'un Bureau : 9 personnes,
- Prise en charge des divers catalogues collectifs : 5 personnes
- Mise en place de groupes de travail : 18 personnes
Le dépouillement partagé des périodiques
L'organisation au niveau du dépouillement partagé des périodiques est structurée en plusieurs niveaux : centre collecteur, centres référents, centres référés en fonction de l'informatisation ou de son absence dans les divers établissements, chacun des membres devant prendre en charge et assurer le dépouillement d'un ou de plusieurs périodiques, selon ses moyens et compétences, à charge pour les centres référents informatisés de récupérer ces données et de les transmettre sur disquettes au centre collecteur qui les renvoie par le même canal vers chaque centre émetteur.
A ce jour, 61 revues psychiatriques, psychanalytiques, administratives ou en soins infirmiers, sont dépouillées par 26 centres, avec une mise à jour mensuelle, ce qui est une réussite tout à fait remarquable, même si nous n'avons pas encore atteint notre but : l'analyse et l'indexation de la totalité de nos périodiques . En effet, les niveaux d'informatisation , voire seulement d'équipement le plus élémentaire des divers centres, sous-tendent une participation au réseau avec des niveaux d'implication différents selon les moyens et les compétences des uns et des autres ; et malgrè cela, ça marche plutôt bien.
Les outils normalisés de coopération
Liste des mots-clés
Un groupe de travail composé de 12 personnes se réunit au moins deux fois par an afin de définir des stratégies de travail pertinentes dans le but de valider, d'affiner, d'enrichir la liste des mots-clés de Ste Gemmes. C'est un travail considérable et qui nécessiterait des rencontres beaucoup plus fréquentes si nous voulons assurer la cohésion et la valeur de notre base de données. Car il est absolument évident que seul un vocabulaire contrôlé peut permettre la mise en oeuvre d'une base digne de ce nom.
A l'heure actuelle, nous avons cependant réussi la performance de parler le même langage, d'indexer avec les mêmes termes rigoureusement contrôlés, les articles de périodiques, ce qui assure à nos bases respectives, une bonne homogénéité et qualité à l'interrogation, avec des taux de réponse tout à fait performants.
Parallèlement, un enrichissement de ce vocabulaire se fera progressivement, par l'introduction et la validation de "candidats-descripteurs", illustrant de façon claire l'évolution continue du langage psychiatrique, que nous souhaitons pouvoir structurer ensuite en un véritable thesaurus, seul garant d'une parfaite cohérence dans une discipline comme la nôtre. Si cet objectif est ambitieux, il doit cependant être à notre portée, car notre longue expérience d'indexation de documents psychiatriques, nous désigne tout à fait pour collaborer avec des partenaires médicaux à cette oeuvre d'envergure.
Dans les jours qui viennent, un nouveau document de travail sera diffusé dans le réseau, pour validation, fruit des travaux du groupe, et travail d'étape vers une amélioration constante de ce produit.
Normalisation
Quel que soit le logiciel utilisé, il est fondamental de respecter les mêmes règles de saisie ou d'enregistrement des données documentaires pour une parfaite compatibilité des apports des uns et des autres. Mêmes noms de champs, même ordre, saisie selon les normes identiques garantissent le transfert et la récupération optimum des données.
Le bordereau de saisie a été validé en 1992.
Normalisation également des demandes de documents entre centres ainsi que les demandes de recherche bibliographiques inter-réseau.
Informatisation
Oû en sommes-nous ?
Actuellement, sur 46 centres du réseau (hors Ile de France) : 20 ont Texto, 3 Bibal, 1 Alexandrie : soit : 24 centres informatisés dont 5 accès Internet
Ce constat fait apparaître l'équipement progressif des centres de documentation en matériel et logiciels informatiques, mais il met également en lumière le fait que 22 centres ne disposent d'aucun matériel, pas même un Minitel.
Les possesseurs de Modem ne sont pas non plus légion, puisque 6 au plus en sont équipés
Une évidence s'impose au vu de ces résultats, c'est qu'un long chemin reste encore à parcourir avant de pouvoir naviguer de conserve sur les autoroutes de l'information. Mais que l'on se rassure et que l'on demeure réalistes : la télématique en dépit et grâce à toutes ses possibilités et avancées, n'est tout de même qu'un outil, performant, certes, mais pour quelque temps encore, une documentation locale, disponible de suite, à portée de la main, validée, triée, évaluée dans sa pertinence, ciblée dans ses destinaires, reste absolument irremplaçable, et nos collègues démunis ne doivent pas pour autant se sentir laissés pour compte au bord de la route ; ils ont en effet chaque jour l'occasion d'être utiles à leurs lecteurs, car leur compétence demeure.
L'objectif de réalisation d'une base unique francophone en psychiatrie reste bien sûr posé et les difficultés pour y parvenir seront peu à peu surmontées ; le GIP devrait en faciliter la mise en oeuvre, y compris en optimisant les collaborations de type Psydoc-France.
Une autre alternative pourrait également être envisagée, celle d'un accès informatique à tous les fichiers des centres membres du réseau tel que le pratique par exemple le réseau Rhône-Alpes Redoc, mais cela nécessite aussi des équipements lourds et couteux et l'adjonction d'un Antéserveur capable de faire pour nous l'interrogation de tous ces sites.
Veille technologique
Un groupe de documentalistes chevronné(e)s , informatisé(e)s de longue date, se préoccupe tout particulièrement du suivi de l'évolution technologique des logiciels, avec des rencontres prévues avec diverses sociétés les commercialisant, afin de tester la pertinence dans le temps de nos choix et de s'informer des nouveautés apparaissant sur le marché, de les tester et d'être ainsi à même de conseiller les nouveaux centres candidats au réseau, voire de remettre en cause le cas échéant les choix antérieurs.
Outre l'amplification et la recherche constante de qualité dans les travaux actuellement en cours, nous souhaitons aller plus de l'avant, d'une part, dans l'aboutissement de la démarche entreprise au niveau de la structuration juridique du réseau, ainsi que dans la création de nouveaux catalogues collectifs (congrès), le développement de notre vocabulaire contrôlé vers une véritable structure de thesaurus et surtout la mise en oeuvre sur un serveur de notre base de données, qui pourrait être soit national, soit sur Internet.
Mais revenons tout d'abord au projet de G.I.P.
Pour une structuration juridique du réseau
Un document préparatoire a été établi en 1993, par J.D. Chéné de la Roche sur Yon, explicitant les raisons et les enjeux d'un statut juridique pour notre réseau, d'une part, en raison des problèmes posés par la propriété intellectuelle de la liste des mots-clés ainsi que des catalogues collectifs, qui eux, posent directement la question de la propriété des fonds documentaires de nos établissements, et, d'autre part, afin d'acquérir une représentativité tant au niveau de nos institutions que de nos partenaires, insistant sur le fait qu'il était désormais nécessaire, au vu des développements de nos travaux d'impliquer plus directement nos responsables institutionnels dans cette démarche de valorisation du patrimoine hospitalier.
Pourquoi une structuration juridique ?
- Parce que les activités du réseau se développent, se diversifient, s'intensifient
- Parce que le réseau augmente, notamment avec l'adhésion, en 1997-1998, du réseau Ile de France et des demandes nombreuses d'adhésions
- Parce que nos procédures de coopération et nos produits documentaires sont performants et que, pour mieux les gérer, une structure ayant la "personnalité morale" est devenue indispensable.
- Parce que des partenariats, notamment avec la FFP ne sont réellement possibles qu'à cette condition
- Parce que le réseau, et, notamment la disponibilité de ceux qui s'y engagent, et nos échanges eux-mêmes, ne peuvent plus relever de la seule bienveillance des établissements et demandent une organisation et un financement propres.
Pourquoi un G.I.P. ?
- Parce que nous avons toujours souhaité impliquer les responsables administratifs et médicaux de nos établissements dans la réussite et le développement de notre réseau
- Parce qu'il s'agit d'une coopération entre documentations et pas seulement entre documentalistes
- Parce que, suite à notre tentative d'association (1993), le G.I.P. prévue par la loi hospitalière, apparaît plus transparent et plus sûr aux yeux des Directions.
Que sera le G.I.P. ASCODOC PSY ?
Tout d'abord, à sigle inchangé il deviendra ce qu'il est depuis déjà plusieurs années, dans les faits, un réseau d'ASsistance et de COpération DOCumentaires en PSYchiatrie
Ce seront les établissements signataires de la convention constitutive qui seront membres. Chaque établissement sera représenté de façon tripartite (direction, corps médical, documentalistes), ce qui supposera une véritable concertation de tous les partenaires institutionnels sur les modalités de cette coopération documentaire.
Il est le fruit d'une discussion et d'un travail très constructif entre l'ADESM, la conférence des présidents de C.M.E. et les représentants du réseau Ascodoc Psy.
La convention constitutive vient d'être entérinée par les Directeurs et Présidents de CME, elle doit être dans les jours qui viennent, adressée pour adhésion à l'ensemble des établissements et notamment aux membres du réseau. Il ne nous reste donc plus qu'à attendre les résultats de ces démarches qui conditionneront, à n'en pas douter, l'avenir de notre réseau dans sa dynamique interne, mais aussi et surtout dans son rayonnement.
Notre travail sera le même, mais consolidé, amplifié et facilité par des moyens propres (financiers et en personnel).
Nouveaux outils de coopération
Thesaurus
Tout au long de notre parcours, s'est imposée avec force la nécessité d'aboutir, au delà d'une simple liste de mots-clés, si riche soit-elle, à sa structuration en un véritable thesaurus, afin de pallier, si modestement soit-il, à l'absence d'un thesaurus francophone spécifique à notre discipline. De nombreux paramètres nous échappent encore : temps, disponibilité, constitution d'une équipe pluridisciplinaire, partage des différents domaines pour une étude approfondie des différentes facettes de cette discipline,. mais cette question et ce travail demeurent la pierre angulaire de tout l'édifice d'une base de données pertinente.
Serveur réseau
Un des objectifs prioritaires de notre travail de réseau est depuis l'origine la constitution d'une base de données francophones en psychiatrie. L'alimentation actuelle de nos bases respectives (manuelles ou informatisées), par le dépouillement partagé et l'envoi de disquettes, devrait conduire logiquement à cette création et à son enrichissement continu par l'apport direct de chaque partenaire, ce qui simplifierait grandement les circuits de diffusion actuels, mais nécessiterait, bien évidemment, une parfaite compatibilité et rigueur dans l'indexation et la transcription des données. Celle-ci pourraît bien sûr, migrer par la suite sur Internet, mais ceci est une autre histoire ...
Participation aux travaux de la Fédération Française de Psychiatrie
Petit rappel historique
Un bref rappel de l'origine de notre participation aux travaux de la FFP nous fait remonter le temps à un certain mois d'octobre 1994, oû nous avions été sollicités, pour participer à une réunion avec Les Drs. Horassius et Thurin, au cours de laquelle nous avions échangé des informations concernant nos travaux et projets respectifs, ainsi que les problèmes que nous rencontrions dans leur mise en oeuvre.
Un document récapitulant tout ceci avait été établi et c'est ainsi que notre histoire commune commença.
Au fil des réunions bi-mestrielles auxquelles nous avons participé, nous avons peu à peu assisté à l'émergence de la base de données Psydoc-France sur Internet, alimentée par la fourniture des sommaires de quelques périodiques psychiatriques, indexées par leurs auteurs, voire les directeurs de publications.
De l'émergence de la question de l'indexation
Peu à peu, nous avons attiré votre attention sur la problématique engendrée par cette indexation libre, sans référence aucune avec un quelconque vocabulaire contrôlé, ce qui avait toutes les chances de conduire, selon nous, à une impasse au niveau de l'interrogation de cette base, étant donné la dispersion des concepts.
Ce problème de l'indexation pertinente des articles a donc émergé de façon de plus en plus nette, et diverses tentatives afin de trouver des solutions valables à ce problème ont été successivement élaborées, puis perdues de vue, puis définitivement abandonnées.
(indexation en binômes etc...)
La question du choix d'un vocabulaire existant pouvant servir de support à notre réflexion s'est alors posée :
Le Mesh (Medline)?
Le vocabulaire de Ste Anne (classification)?
Un vocabulaire emergeant peu à peu de Psydoc?
Pour des raisons institutionnelles et de dépôt légal du vocabulaire utilisé dans notre réseau, celui du CESAME - Centre Hospitalier de Ste Gemmes sur Loire, celui-ci était de fait hors course, ne pouvant être communiqué.
Le seul vocabulaire contrôlé restant disponible était donc le Mesh. Mais celui-ci, à l'évidence est d'une grande indigence en matière de concepts psychiatriques, sans parler des termes psychanalytiques.
Comment allions-nous faire pour "enrichir le Mesh" était alors la grande question ?
A l'évidence d'une indexation contrôlée
Il n'était toujours pas vraiment question à ce stade de l'apport que nous, documentalistes du domaine, analysant et indexant depuis de nombreuses années, interrogeant régulièrement les bases de données internationales, ayant journellement en main la majeure partie des publications psychiatriques et psychanalytiques françaises, pouvions apporter dans cette problématique.
Quand nous fût proposée une intervention à la réunion du Comité d'interface FFP/INSERM au Vésinet en mars 1997, sur " l'art du documentaliste".
C'est à partir de ce moment charnière, qu'une prise de conscience progressive du rôle du documentaliste et de notre implication plus concrète dans le projet Psydoc-France, émergea.
Une expérimentation se met en route
En septembre 1997, une nouvelle proposition nous est faite , dans un objectif de comparaison entre notre vocabulaire et le Mesh, voire celui de la base Psydoc-France. Cette expérimentation porte sur des périodiques que nous indexons, spécifiquement pour le réseau , avec l'accord de celui-ci.
Des extraits de nos bases, sur disquettes, ont donc commencé à prendre le chemin de Paris, avec quelques avatars à la lecture, qui devraient, n'en doutons pas sous peu être éliminés.
L'Indexation de 7 revues psychiatriques ou psychanalytiques depuis 1996, pour une durée de un an, est donc d'ors et déjà opérationnelle.
Ce sont : Adolescence, Devenir, Etudes psychothérapiques, Evolution psychiatrique, la Journal de la psychanalyse de l'enfant, Psychiatrie de l'enfant et Topique qui vont donc se trouver hébergées sur Psydoc , mais comment vont-elles y trouver leur place ? Comment cette mise en perspective va t'elle réellement pouvoir être faite ?
De quelques questions que nous nous posons
D'une proposition d'aide au développement de notre réseau dans l'optique d'une future collaboration, nous sommes assez rapidement passés dans les faits à un rôle d'interlocuteurs en tant que professionnels de la documentation, mais chargés de surcroit de tout le poids des problèmes inhérents à nos fonctions et statuts institutionnels. Ceux-ci ne peuvent en aucune manière être occultés, c'est une évidence, ils doivent donc être pris en compte avec réalisme, un certain nombre de facteurs sont en effet incontournables.
D'une part, il est à peu près évident, que la majorité des fonds documentaires psychiatriques, se trouvant dans les établissements hospitaliers, qui à l'heure actuelle connaissent de profondes difficultés financières, sont donc peu favorables à une ouverture et une extension des services documentaires en dehors de leurs murs.
Pour répondre aux demandes inévitablement suscitées par une mise sur la scène nationale voire internationale de nos bases de données, il faudrait renforcer de manière significative les effectifs des centres de documentation, et ceci est un vrai problème, qui englobe, naturellement la question actuellement posée, de l'accès à nos documentation des psychiatres libéraux en particulier.
Cette question dépasse bien évidemment nos capacités de réponse. S'en irriter ne permet pas d'avancer positivement. Que faudrait-il faire pour qu'à minima cette question soit posée à ceux qui seraient susceptibles d'y répondre ?
Quant à l'officialisation de notre participation aux travaux de la FFP, une démarche en ce sens, nous semble indispensable ; on ne peut, à long terme, poursuivre dans de bonnes conditions notre participation sans l'adhésion pleine et entière, y compris dans ses implications financières, de nos organismes de tutelle.
En outre, il est fondamental de prendre conscience, que la grande majorité des centres de documentation hospitaliers connaissent une grande pauvreté en matière d'équipement informatique, que tous ces personnels ne sont pas nécessairement des professionnels de la documentation, qu'ils sont trop souvent seuls, ce qui a pour conséquence une obligation absolue de présence.
Par ailleurs, la mise sur Internet de nos fonds, n'est actuellement pas du tout envisageable, du fait que la propriété de nos fonds est institutionnelle, que nous gérons des centres de documentation hospitaliers, c'est à dire théoriquement réservés au personnel qui en dépend et que par voie de conséquence, le problème de la communication ou du prêt ne peut pour le moment être envisagé. Se pose donc le problème de l'accès aux documents primaires, le texte intégral en ligne n'étant pas encore totalement opérationnel.
Quant au problème du vocabulaire psychiatrique francophone qui nous occupe tout particulièrement à l'heure actuelle, oû trouverons-nous les personnes, les moyens, le temps de s'y atteler ? Une démarche cohérente, réfléchie, responsable, évaluée est indispensable avec des partenaires pluridisciplinaires, reconnus dans leur domaine de compétence respective, et dont les avis et décisions soient acceptés par le groupe, voilà, à mon avis, la seule manière concrète de parvenir au résultat espéré.
Les propositions de collaboration avec les documentalistes de l'Inserm, par exemple, pourraient trouver là une réponse adaptée.
En tout état de cause, c'est en tant que partenaires que nous souhaitons poursuivre le travail entrepris avec la Fédération Française de Psychiatrie, avec toutes les incidences que cela entraîne tant de notre fait que de celui de nos institutions. Ceci me paraît aller tout à fait dans le sens de l'intervention du Dr. Thurin, en clôture de la première journée du Vésinet , qui nous a déclaré souhaiter : je cite " renforcer la collaboration avec les documentalistes et engager un véritable travail de réseau ; concevoir les conventions nécessaires entre partenaires et définir dans chaque cas le cahier des charges et les moyens nécessaires.
Pour terminer, je tiens à saluer ici, publiquement et avec le plus grand respect, mes collègues documentalistes du réseau qui en dépit des difficultés quotidiennes travaillent dans l'ombre, au service des usagers.
"Là oû il y a une volonté, il y a un chemin"
Saint-Egrève, le 16 février 1998
*Bibliothécaire-Documentaliste
Membre du réseau ASCODOCPSY
Membre du Comité de pilotage de Psydoc-France